Datenschutzhinweis — Chat-Archiv

1. Verantwortlicher

[Firma, Rechtsform, Anschrift]
Datenschutzbeauftragte/r: [Name, E-Mail-Adresse]

2. Zweck der Verarbeitung

Im Zuge des Unternehmensübergangs wurden die Microsoft-365-Konten in einen neuen Unternehmens-Tenant überführt. Die bisherigen Microsoft-Teams-Chats (Einzel- und Gruppenchats) konnten dabei technisch nicht mitgenommen werden. Das Chat-Archiv übernimmt diese Chatverläufe in ein internes, schreibgeschütztes Archiv, damit geschäftliche Kommunikation und Wissen erhalten bleiben.

3. Verarbeitete Daten

• Chatnachrichten (Text, Formatierungen, eingebettete Bilder)
• Metadaten: Absender, Empfängerkreis/Chat-Teilnehmer, Zeitstempel, Reaktionen, Bearbeitungs-/Löschmarkierungen
• Verweise (Links) auf geteilte Dateien — die Dateien selbst werden nicht kopiert
• Identitätsdaten: Name, Benutzerkennungen (UPN/E-Mail) des alten und neuen Kontos
• Zugriffsprotokolle des Archivs (wer hat wann welchen Chat geöffnet)

4. Rechtsgrundlage

Die Übernahme Ihrer Chats erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie durch die einmalige Anmeldung mit Ihrem alten Konto erteilen. Für die in Ihren Chats enthaltenen Nachrichten weiterer Teilnehmer stützt sich die Verarbeitung auf das berechtigte Interesse des Verantwortlichen am Erhalt geschäftlicher Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). [Abstimmung mit Datenschutzbeauftragtem/Betriebsrat dokumentieren]

5. Zugriff und Empfänger

Jede Person sieht ausschließlich Chats, an denen sie selbst beteiligt war — dieselbe Sichtbarkeit wie zuvor in Microsoft Teams. Administratoren haben keinen Zugriff auf Nachrichteninhalte, nur auf technische Fortschritts- und Protokolldaten. Technischer Dienstleister (Auftragsverarbeiter) ist Microsoft (Azure); es gelten die mit Microsoft geschlossenen Auftragsverarbeitungsverträge.

6. Speicherort und Speicherdauer

Alle Daten werden ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU gespeichert (Microsoft Azure, Regionen Deutschland/Schweden). Das Archiv wird aufbewahrt bis: [Aufbewahrungsfrist festlegen, z. B. „31.12.20XX“ oder „X Jahre nach Übernahme“]. Danach werden die Daten gelöscht.

7. Widerruf der Einwilligung

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (formlos an [Kontaktadresse IT/DSB]). Ab dem Widerruf werden keine weiteren Chats über Ihr Konto übernommen; auf Wunsch werden Ihre Zugangsdaten und Ihre Kontozuordnung aus dem Archiv entfernt.

8. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

Stand: [Datum einsetzen] — Entwurf, vor Veröffentlichung durch Verantwortlichen/DSB freizugeben.

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